Suggesties om complexiteit te verminderen
Beoordeel het vermogen van de organisatie om te vernieuwen.
Een innovatieve organisatie heeft sterk leiderschap, goede relaties tussen zorgverleners en managers, een open managementstructuur, voldoende liquide middelen (geld en/of medewerkers) voor nieuwe projecten, goede communicatielijnen en een sfeer waarin het niet erg is om risico’s te nemen en van mislukkingen te leren. Als een organisatie niet aan deze essentiële voorwaarden voor innovatie lijkt te voldoen, moet u nagaan of u de capaciteit van de organisatie moet versterken voordat u verder gaat. Hier zijn enkele vragen om u te helpen de innovatiecapaciteit te beoordelen:
- Is er een cultuur die innovatie en verandering ondersteunt (bv. krijgen medewerkers het vertrouwen om nieuwe ideeën te introduceren)?
- Beschikt de organisatie over systemen en processen die innovatie en verandering ondersteunen, bv. doeltreffende informatie- en communicatiesystemen, mogelijkheden om te netwerken en te leren tussen afdelingen en teams?
- Zoekt het hogere management actief naar mogelijkheden voor verbetering en moedigt het ideeën en feedback van patiënten, het publiek en de medewerkers aan?
- Draagt de leiding van de organisatie bij aan een faciliterende omgeving door middel van motivatie en ondersteuning, het creëren van een visie en het versterken van het veranderingsproces?
- Is er sprake van een open en toegewijde managementstijl?
- Is er een geschiedenis van succesvolle invoering van verandering in vergelijkbare projecten op lokaal niveau?
- Zijn er mechanismen om leren en evaluatie te ondersteunen en veranderingen in de dagelijkse praktijk te verankeren, bijvoorbeeld regelmatige teamvergaderingen, audit- en feedbackprocessen, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en systemen voor prestatiebeoordeling?
Beoordeel of innovatie en systeem op elkaar zijn afgestemd.
Zelfs wanneer een organisatie in staat is om succesvol een nieuwe technologie te implementeren, kan het de verkeerde technologie zijn om nu in deze organisatie in te voeren. Heeft de organisatie in het verleden met succes soortgelijke technologieën ingevoerd? Sluiten haar strategische prioriteiten aan op het gebruik van de voorgestelde technologie? Of zijn andere projecten dringender?
Ga de implicaties van de technologie voor de organisatie na.
Taken en processen moeten zorgvuldig in kaart worden gebracht om na te gaan hoe de technologie of andere innovatie deze zal kunnen veranderen. Trajecten waarin de technologie rechtstreeks wordt gebruikt (bv. klinische zorg) kunnen indirecte gevolgen hebben voor andere processen en trajecten (bv. boeking, correspondentie, facturering). U moet de kosten schatten (zowel de initiële als de terugkerende) en de benodigde financiële transacties nagaan. Alvorens een project goed te keuren, willen directies doorgaans weten welke investering nodig is, wat de waarschijnlijke besparingen zullen zijn en wanneer deze besparingen zullen plaatsvinden. Deze bron kan daarbij helpen:
Fmtgezondheidszorg.nl [medimapp]
Ideeën en tools voor het in kaart brengen van een geheel zorgtraject.
Beoordeel de mate van "politieke" steun voor de innovatie.
Een besluit tot goedkeuring op organisatieniveau kan alleen worden genomen als het wordt gesteund door zowel het topmanagement (een “senior sponsor”) als de medewerkers. Er moeten meer voorstanders van de verandering zijn dan tegenstanders en voorstanders moeten een strategische positie hebben. Mensen met veel (negatieve) invloed kunnen de vooruitgang blokkeren en moeten worden betrokken (of omzeild). Om dit punt te beoordelen, kunt u onderstaande bron gebruiken:
Zorgvoorbeter.nl [3 Eenvoudige manieren om uw stakeholders te identificeren]
Hulpmiddel om een overzicht te maken van alle stakeholders die de technologie moeten gaan accepteren (en vaak ook moeten gaan gebruiken). Het perspectief van iedere stakeholder moet meegenomen worden.
Houd rekening met inter-organisationele relaties.
Kosten en baten van technologieprojecten zijn moeilijk te voorspellen, en besparingen kunnen elders in het systeem ontstaan. Wanneer er vooraf geen contractuele relatie tussen organisaties bestaat, kan het moeilijk zijn om tot een goede regeling te komen voor het beheer van deze onzekerheden.
Bedenk hoe (en door wie) het succes zal worden geëvalueerd.
Als dit project doorgaat, zult u moeten monitoren hoe goed de verandering verloopt. U zult bijna zeker zowel kwantitatieve metingen nodig hebben (om de vragen “hoeveel?” en “liggen we op schema?” te beantwoorden) als kwalitatieve maatregelen (om de vraag “hoe voelen mensen zich hierbij?” te beantwoorden). Evaluatie is ieders werk, en gegevens kunnen vaak het best worden verzameld door degene die de taak gewoonlijk uitvoert. Uitgebreide gegevensverzameling kan tijdrovend zijn en het project vertragen (d.w.z. niet overdrijven).
Wur.nl [innovatie Methoden voor monitoring en evaluatie van innovatieprojecten]
Methoden voor monitoring en evaluatie van innovatieprojecten.
Zorg voor voldoende budget.
Studies van “mislukte” technologieprojecten wijzen vaak ontoereikende financiering aan als een van de hoofdoorzaken aan. U zult waarschijnlijk een aanzienlijke investering nodig hebben en mogelijk terugkerend budget (voor zaken als licenties en IT-ondersteuning). Budgetteer voldoende voor scholing van medewerkers en geef ze tijd om zich aan de nieuwe werkwijze aan te passen (zie ‘Reageren op complexiteit bij de beoogde adopters’ hierboven).
Begeleid de overgang.
Goed veranderingsmanagement omvat een combinatie van ‘harde’ en ‘zachte’ benaderingen. Naast het stellen van doelen en mijlpalen om de voortgang te bewaken, moet u het medewerkers ook mogelijk maken om samen te komen en te praten over de technologie en de eventuele aanpassingen aan de werkwijze . Zoals hierboven vermeld, is collectieve bewustmaking, scholing (vooral on-the-job training voor zowel individuen als teams) en sociaal leren van kampioenen en supergebruikers van cruciaal belang voor het opbouwen van draagvlak. Gebruik creatieve hulpmiddelen zoals flip-charts en oefeningen met post-its om de eventuele misverstanden en zorgen van mensen boven tafel te krijgen. Nodig hen uit om met creatieve ideeën en oplossingen te komen voor de problemen die zij aanwijzen. Trek hier voldoende budget voor uit, en denk na over zaken als extra personeel.